Executive Assistant F/H

MISSIONS

Nous recrutons actuellement un(e) Executive Assistant F/H. Nous sommes donc à la recherche d'une personne très organisée et dynamique qui soutiendra directement nos directeurs (Directeur Général Europe, Directeur Finance et Directeur Ressources Humaines). Vous occupez un rôle essentiel en devenant un(e) partenaire qui veille au bon fonctionnement de leur mission.

A ce titre, vous principales missions consistent à :

- Servir de point de contact principal entre le MD, le SVP RH et Finance et les parties prenantes internes/externes, en faisant preuve d'excellentes compétences interpersonnelles et de professionnalisme à tout moment
- Être en charge de la gestion du calendrier du MD et de ses rapports directs (SVP Finance et HR), y compris la planification des réunions, la coordination des arrangements de voyage et la priorisation des engagements afin d'optimiser l'efficacité et la productivité. Vous êtes en charge de la gestion de l'ensemble des activités de l'entreprise, de l'organisation et de la mise en œuvre de la stratégie
- Effectuer des recherches, préparer des présentations et compiler des rapports selon les besoins afin d'aider le directeur général dans la prise de décision et la planification stratégique
- Coordonner et faciliter la communication entre les départements, en veillant à l'alignement sur les objectifs et les priorités de l'organisation
- Anticiper les besoins du directeur général et traiter de manière proactive les questions ou les préoccupations avant qu'elles ne surviennent, en faisant preuve d'un haut niveau d'initiative et d'une grande capacité à résoudre les problèmes. Être capable de travailler de manière autonome et de prendre des décisions
- Aider à la planification et à l'exécution d'événements, de réunions du conseil d'administration et d'autres projets spéciaux selon les instructions du directeur général, du vice-président chargé des finances et des ressources humaines et de leurs attributions
- Traiter des informations sensibles et confidentielles avec la plus grande discrétion, en maintenant une stricte confidentialité à tout moment
- Collaborer avec d'autres membres de l'équipe de direction pour faire avancer les initiatives clés et assurer l'alignement sur les objectifs généraux de l'entreprise, en collaboration avec le directeur général et en son nom
- Assurer la liaison entre le Directeur Général et les collaborateurs directs, en facilitant la communication et en favorisant un environnement de travail collaboratif et positif. Excellentes compétences interpersonnelles et relationnelles
- Rechercher en permanence des possibilités de rationaliser les processus et d'améliorer l'efficacité opérationnelle au sein du bureau exécutif
- S'associer au directeur général pour faire avancer la feuille de route actuelle et aligner les priorités, atténuer les obstacles et résoudre les problèmes de manière stratégique. Créer une structure qui s'aligne sur ces priorités.

PROFIL

Idéalement issu(e) d’une formation supérieure (en administration des affaires ou en gestion par exemple)., vous justifiez d’une expérience significative d'assistance aux cadres supérieurs ou à la haute direction.

Vous vous appuyez sur vos solides compétences organisationnelles et votre souci du détail pour gérer simultanément plusieurs tâches dans un environnement en évolution rapide.

Vous disposez d’excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, avec la capacité d'interagir efficacement avec des personnes à tous les niveaux de l'organisation.

Vous maîtrisez la suite Microsoft Office et bénéficiez de compétences linguistiques solides en français et anglais à minima.

Vous avez une réelle capacité à faire preuve de discernement et de discrétion dans le traitement d'informations confidentielles et savez votre montrer flexible pour vous adapter aux changements de priorités et de délais.

GXO is a leading provider of cutting-edge supply chain solutions to the most successful companies in the world. We help our customers manage their goods most efficiently using our technology and services. Our greatest strength is our global team – energetic, innovative people of all experience levels and talents who make GXO a great place to work. GXO is an equal opportunity employer. We celebrate, support and thrive on diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees.  We believe that diversity and inclusion in our business is critical to our success as a global company, and we seek to recruit, develop and retain the most talented people from a diverse candidate pool. We are an Armed Forces friendly organisation and Disability Confident Leader as part of the Disability Confident Scheme (GIS) and actively welcome applications from people with disabilities.

The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed by people assigned to this classification. They are not intended to be construed as an exhaustive list of all responsibilities, duties, and skills required of personnel so classified. All employees may be required to perform duties outside of their normal responsibilities from time to time, as needed. Review GXO's candidate privacy statement here.